Utbildningsspecifika dokument
Guide och riktlinjer
Den här guiden hjälper dig att publicera tydlig information om utbildningsspecifika dokument i PIM.
Med utbildningsspecifika dokument menas kompletterande underlag som krävs för en specifik utbildning. Det kan till exempel vara ett motivationsbrev, en praktikplan, ett arbetsprov eller andra bilagor. Det handlar alltså om dokument som den sökande behöver skicka in utöver de generella dokument som krävs i ansökan.
I vissa fall behöver du också lägga upp filer, till exempel mallar eller blanketter, som den sökande ska använda. Då ska filerna göras tillgängliga på utbildningssidan.
Använd bara fälten för utbildningsspecifika dokument om kompletterande underlag krävs för behörighet eller urval. Kontrollera behörighetskraven, urvalskriterierna eller stäm av med sakkunnig för utbildningen om du är osäker.
Markering i PIM
I PIM ska du markera om program och programinriktningar kräver utbildningsspecifika dokument eller inte. Markeringen styr vilken information som visas på utbildningssidan på webben. Markeringen gäller för båda språkversionerna.
Välj Nej om utbildningen inte kräver att den sökande skickar in något kompletterande underlag som är specifikt för utbildningen.
Välj Ja om utbildningen kräver att den sökande skickar in kompletterande underlag, till exempel dokument, arbetsprov eller andra särskilda bilagor.
För kurser är det främst aktuellt att använda markeringen när utbildningen kräver kompletterande underlag. Alternativet Nej påverkar inte visningen på svenska kurssidor.
Informationen nedan gäller alla utbildningstyper om inget annat specificeras.
När du markerar Nej visas en text på utbildningssidan om att utbildningsspecifika dokument inte efterfrågas. Obs! Specifikt denna visning gäller endast program och programinriktningar.
När du markerar Ja visas beskrivningen av vilka utbildningsspecifika dokument den sökande ska skicka in. Beskrivningen hämtas från den text du lagt in i PIM.
Beskriv vad den sökande ska göra
Om utbildningen kräver kompletterande underlag ska du använda fältet Utbildningsspecifika dokument – Beskrivningstext för att förklara vad den sökande behöver förbereda och skicka in.
Skriv informationen så konkret som möjligt. Den sökande ska kunna förstå vad som krävs utan att behöva leta efter kompletterande instruktioner på flera olika ställen.
Inledning
För internationella utbildningar bör texten börja med:
In addition to general documents, you must also submit…
Detta då internationella studenter även behöver skicka in generella dokument som en del i sin ansökan.
Rubrik
Skriv en tydlig rubrik för innehållet i fältet för beskrivningstexten. Detta är extra viktigt för information som visas på den svenska webbplatsen då innehållet inte får någon automatisk rubrik. Till exempel:
"Du behöver skicka in en avsiktsförklaring"
Lista över dokument
Lista dokumenten tydligt och förklara vad dokumenten ska innehålla och om det finns särskilda krav på format, språk eller omfattning.
Instruktion för att skicka in
Skriv var och hur dokumenten ska skickas in.
Om utbildningen använder antagnings- eller arbetsprov så behöver du kontrollera att informationen är tydlig och innehåller det den sökande behöver veta om provet, till exempel innehåll, format, inlämning och datum.
Använd gemensamma och konsekventa benämningar för dokument när det är möjligt. Tänk på att:
- använda samma benämningar som finns i urvalskriterierna.
- blanda inte olika benämningar för samma sak. Dvs skriv helst inte t.ex. "admission test" på ett ställe och "admission exam" på ett annat, eller "personligt brev" på ett ställe och "motivationsbrev" på ett annat. Detta förutsatt att ni alltså egentligen menar en och samma sak, och inte flera typer av dokument.
- om internationell utbildning, använd den engelska termen för dokumentet i parentes för att minska risken för missförstånd. T.ex. "meritsammanställning (summary sheet)".
Rekommenderade benämningar:
| Engelska | Svenska |
|---|---|
| Summary sheet | Meritsammanställning |
| Statement of purpose* | Motivationsbrev |
| Application form | Anmälningsblankett, Anmälningsformulär |
| Letter of recommendation | Rekommendationsbrev |
| Writing sample | Arbetsprov |
| Degree project | Examensarbete (uppsats) |
| CV | CV |
| Portfolio | Arbetsprov, Portfölj |
* Använd helst Statement of purpose i stället för Letter of intent, eftersom det är mer etablerat internationellt. Om verksamheten använder Letter of intent, skriv gärna Letter of intent (statement of purpose) första gången termen används.
För utbildningar med engelska som undervisningsspråk ska beskrivningstexten finnas både på svenska och engelska.
Tänk på att:
- beskrivningstexten ska översättas på samma sätt som annan utbildningsinformation
- filer som laddas upp inte behöver översättas
- svensk och engelsk version ska säga samma sak innehålls-/instruktionsmässigt.
Beskriv i första hand de dokument som är formella krav för ansökan.
I vissa fall kan det vara relevant att nämna dokument som inte är obligatoriska men som ändå kan stärka ansökan. Det ska användas restriktivt och bara när det finns en tydlig anledning.
Exempel:
We do not require a GMAT or GRE score, but a well-balanced score may strengthen your application to this particular programme.
Var tydlig med skillnaden mellan krav och frivilliga kompletteringar.
Lägg till dokument, mallar och filer
Om den sökande behöver använda en särskild mall, blankett eller annan fil ska du ladda upp filen i PIM och lägga till den i fältet Lägg till utbildningsspecifika dokument (filer).
Filer som läggs till i fältet visas längst ner under beskrivningstexten om utbildningsspecifika dokument på webben.
Ladda upp och publicera media – filer
Tänk på
- viktig information i filen även ska finnas i beskrivningstexten
- alla filer som laddas upp ska vara tillgänglighetsanpassade
- följ namngivningsprinciperna för alla filer du laddar upp
- filer inte behöver översättas, men viktig information ska finnas på rätt språkversion av utbildningssidan
Det innebär att en fil kan finnas på ett språk, men att den sökande ändå ska kunna förstå den viktigaste informationen direkt på sidan.
Så skapar du tillgängliga dokument – Medarbetarwebben
Namngivningsprinciper för innehåll i PIM
Kontrollera innan du publicerar
Innan du publicerar, kontrollera att:
- rätt alternativ är markerat i PIM
- alla obligatoriska dokument är listade
- det framgår vad varje dokument ska innehålla
- det framgår hur dokumenten ska skickas in
- krav på språk, format, filtyp och omfattning är tydliga
- beskrivningstext finns på svenska och engelska där det behövs
- eventuella filer är tillgänglighetsanpassade
- filnamn och dokumentbenämningar är konsekventa
- informationen är kontrollerad innan anmälningsomgången öppnar.
Ändra inte under pågående anmälningsomgång utan att stämma av
Ändra inte information om utbildningsspecifika dokument under en pågående anmälningsomgång utan att först kontakta Antagningen.
Det gäller särskilt om ändringen påverkar:
- vilka dokument som krävs
- hur dokumenten ska skickas in
- sista datum för komplettering
- vilka sökande som omfattas
- bedömning eller urval.
Goda exempel
Se flik Specific documents på sidorna nedan.
Support i PIM-systemet
För buggar och fel i PIM eller webbvisning samt frågor om funktionalitet:
LU-webb support (formulär) (LucatID och Freja+)
Kontakt via mejl
Du kan också mejla servicedesk [at] lu [dot] se (supportcenter[at]lu[dot]se )
Skriv tydligt att ärendet gäller ESU/PIM/LU-WEBB, och ange gärna "LU WEBB - Extern part".