Skapa kontakt i PIM
Lär dig hur du skapar en kontakt i PIM-systemet. Det finns två typer av kontakter. Alla användare, oavsett behörighetsnivå i PIM, kan skapa kontakter.
Navigera direkt till innehåll på sidan:
Logga in i PIM
Klicka här för att öppna PIM-systemet i webbläsaren och logga in. Använd VPN för att ansluta utanför universitets nätverk.
Välj rätt typ av kontakt
Lucat-kontakt
Välj en Lucat-kontakt när du vill hämta uppgifter om en anställd från Lucat. PIM kan exempelvis hämta:
- namn
- titel eller roll
- e-postadress
- telefonnummer.
Uppgifterna uppdateras automatiskt när de ändras i Lucat.
Lucat-kontakter kan endast användas för anställda. De fungerar inte för universitetsanknutna.
Anpassad kontakt
Välj en anpassad kontakt när:
- kontakten gäller en funktionsadress
- kontakten representerar en funktion i stället för en person
- personen inte finns i Lucat
- du behöver ange kontaktuppgifterna manuellt.
Skapa en Lucat-kontakt
- Gå till Kontakter i vänstermenyn.
- Välj Skapa.
- Bekräfta att du vill skapa en ny kontakt.
- Välj Lucat-kontakt under Familj.
- Ange personens Lucat-ID.
- Välj Spara.
Det kan ta upp till 15 minuter innan PIM har hämtat informationen från Lucat. När importen är klar visas personens namn, roll och kontaktuppgifter i PIM.
- Logga in i Lucat.
- Välj Sök.
- Sök på personens för- och efternamn.
- Leta efter uppgiften Användarnamn (för inloggning i IT-tjänster).
Använd inte uppgiften som heter LU-konto.
Använd i första hand ett användarnamn i formatet abc-abc, till exempel erz-lls, och inte formatet ab1234ab, till exempel lo5708la.
Du kan ersätta vissa uppgifter som PIM har hämtat från Lucat. Det kan exempelvis vara aktuellt om personen ska visas med en annan roll på en viss utbildningssida.
Använd något av följande fält:
- Använd annan roll (rubrik)
- Använd annan e-post
- Använd annat telefonnummer
När du fyller i ett sådant fält ersätts motsvarande uppgift från Lucat. Den manuellt angivna uppgiften uppdateras inte automatiskt om informationen senare ändras i Lucat.
Övriga uppgifter fortsätter att hämtas och uppdateras från Lucat.
Du kan skapa flera Lucat-kontakter med samma Lucat-ID. Det gör det möjligt att visa samma person med olika roller för olika utbildningar.
Skapa en separat kontakt för varje roll som personen ska ha. Anpassa sedan rollen med fältet Använd annan roll (rubrik).
Skapa en anpassad kontakt
Kontrollera först om personen eller funktionen redan finns bland kontakterna i PIM.
Så här skapar du en ny kontakt:
- Gå till Kontakter i vänstermenyn.
- Välj Skapa.
- Bekräfta att du vill skapa en ny kontakt.
- Välj Anpassad kontakt under Familj.
- Fyll i kontaktens uppgifter.
- Välj Spara.
Fälten Administrativ titel, Kontaktens rubrik och E-post är obligatoriska.
Lägg till kontaktens rubrik på båda språken
En anpassad kontakt som ska visas på en engelskspråkig utbildningssida behöver även ha en engelsk rubrik.
Växla till den engelska språkversionen och fyll i fältet Contact Heading.
Kontrollera båda språkversionerna innan du kopplar kontakten till en utbildning.
Samordna arbetet med anpassade kontakter
Det kan vara bra att låta en eller ett fåtal personer inom fakulteten ansvara för att skapa grunduppsättningen av anpassade kontakter.
Det minskar risken för:
- dubbletter
- olika benämningar för samma funktion
- inaktuella kontaktuppgifter
- att redaktörer kopplar fel kontakt till en utbildning.
Lägg till kontakt på en utbildingssida
Läs om hur du lägger till en kontakt på en utbildningssida och hur det visas på webben.
Redigera kontakter
Gå till Kontakter i vänstermenyn för att se de kontakter som du har behörighet att redigera.
Vilka kontakter du ser beror på din organisationstillhörighet och din roll i systemet.
Genom att använda filtret Familj i mellanmenyn kan du sortera fram Lucat-kontakter eller Anpassade kontakter.
Tänk på att en ändring i en kontakt påverkar alla sidor där kontakten används. Kontrollera därför var kontakten används innan du gör större ändringar.
Gallra inaktuella kontakter
Ta bort kontakten från PIM när en person har slutat eller en funktionsadress inte längre används. Se till att uppdatera utbildningssidor och andra relevanta sidor med aktuella kontaktuppgifter efter att du tagit bort en kontakt.
Genom att regelbundet gallra inaktuella kontakter minskar du risken för att fel kontaktuppgifter visas på webben. Det blir också enklare för dig och dina kollegor att hitta och välja rätt kontakt i PIM.
Support i PIM-systemet
För buggar och fel i PIM eller webbvisning samt frågor om funktionalitet:
LU-webb support (formulär) (LucatID och Freja+)
Kontakt via mejl
Du kan också mejla servicedesk [at] lu [dot] se (supportcenter[at]lu[dot]se )
Skriv tydligt att ärendet gäller ESU/PIM/LU-WEBB, och ange gärna "LU WEBB - Extern part".